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2021.11.25

テレワークで発生する通信費は自腹?企業負担?各種コストの対処法を紹介

昨年から猛威を振るわせたコロナウイルス、爆発的なコロナ感染、感染を防止するために国から発令された緊急事態宣言や蔓延防止措置法などを受けて、従来の業務形態からテレワークを導入するようになった企業は随分と多いのではないでしょうか?

一方で、緊急事態宣言の解除(2021年10月)に伴い、出社を命じられた社員による”強制出社”という新たなワードが生みだされたり、小池都知事が”最大限のテレワークに努めてほしい”といった要請を出していたりと、もう少し企業の在り方や従業員の働き方には首を捻ることになりそうです。

そんなテレワークの企業対応として考えなければならないのが、”テレワークで発生する通信費の負担方法”です。

テレワークのための環境を従業員の自宅に揃えるための設備費用が必要なことはもちろん、それらの設備の中に従業員の私物があると、この際の通信費などは従業員の自腹となるのでしょうか?

今回は、テレワークで発生する通信費の負担方法に関する対処法を紹介していきたいと思いますので、ぜひ最後までご覧になってください。

テレワークに付随する費用は自腹or企業負担?

テレワーク 通信費 自腹

結論をいうと、テレワークに付随して発生する通信費(光熱費)の負担については企業が負担するべきという考え方が一般的です。

この考えの根拠となっているものとして、労働基準法に規定されている次の規定が挙げられます。

”労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない。”

つまりは、企業にテレワークを想定した就業規則が定められていない場合には、この規則を新たに定める必要があり、その際に労働者が不利益を被るような規則とならないようにすることが求められるのです。その結果、テレワークで発生する費用を企業で負担する会社が多くなっています。

テレワークで発生する各種のコスト

テレワークで発生する費用負担は企業とされることが一般的であることを理解いただいた次に、実際にテレワーク業務を行う際にはどのような費用が発生するのかを確認していきたいと思います。

テレワークに付随して発生するコストには主に以下のものが挙げられます。

  • パソコンやスマホ・携帯などの周辺機器
  • ペン・メモ帳等の筆記用具をはじめとした消耗品
  • 通信費用
  • 通話料
  • 水道光熱費

それぞれに関して確認していきましょう。

パソコンやスマホ・携帯などの周辺機器

これらの周辺機器は、会社が購入した(負担した)後に社員へと貸与されたり、従業員が元々所有している機器が使用されたりします。

従業員所有の端末を利用するのか(機器の使用による消耗をどのように扱うか)、企業が用意するのかの決定は、従業員も企業もきちんと両者の合意が図れるように事前の相談をすることが望ましいです。

ペン・メモ帳等の筆記用具をはじめとした消耗品

周辺機器と比較するとコストそのものが大きいわけではありませんが、消耗品のサイクルは思いのほか早いため、これが積み重なると自己負担なのか企業負担なのかも考えたくなります。

基本的には企業負担ですが、このような消耗品は一時的に従業員が負担する(立て替える)こともあるかと思います。そのような際には、清算基準や支払い方法の設定、領収書の発行等を行っておくことでトラブルを避けることができます。

通信費用

パソコンなどを使用するとなるとインターネットも欠かせないもののひとつとなり、インターネットを使用すれば通信費も発生することとなります。一般的には、会社が通信機器(wi-fiルーター等)を貸し出してくれることが多いです。

貸し出しが行われない場合には、毎月の通信費として会社から一定の補助を出してもらう方法もあります。

また、通信機器の代金や通信費だけでなく、通信機器を設置するための工事費なども発生することとなるため、テレワークを導入する以前から企業との間で、これらの費用に関する支払い方法・支払い負担を決定しておくことが賢明だといえます。

通話料

テレワーク期間中には会社の電話を使用することができないため、携帯電話の通話料が発生することになります。このような場合には、会社からの携帯電話の貸し出しが行われたり、IP電話を活用した個人スマホの業務利用化が図られたりしています。

水道光熱費

テレワーク中の水道光熱費は、確かに勤務中に利用している分があったとしても、プライベートとの区別が非常に難しいです。そのため、これらの費用に関しては一定の額を手当として支払っているケースが多いようです。

テレワークで発生するコストへの対処法

テレワーク 通信費 自腹

先のテレワークに付随して発生するコストの一覧で触れましたが、各種のコストに対しては、企業からの必要機器の貸し出しを行ったり、貸し出しが難しいものに関しては一定額の手当を付けることが対処法として挙げられることが確認できました。

しかしながら、従来の出社して業務をこなしていたスタイルから、テレワークへと切り替えを行う場合、携帯機器・通話料への対処が難しくなることも考えられます。

なぜならば、社用とプライベート用をひとつの携帯で完結させている方もおり、この際の取引先への連絡用電話番号の変更を伝えるのは非常に手間がかかります。

また、LINEなどの普及によって個人が(携帯回線を使った)電話をする機会も、電話の時間も以前と比較して減少しており、これに伴い、所有している携帯の料金プランから、俗にいわれる”掛け放題プラン”を外している人も多いです。そのため、数多くの電話を利用することが個人の携帯の利用では考えられなくなった現状があるのです。

このようなまま、テレワークへと移行してしまうと、結果的に携帯の通話料として数万円など、本来の料金とはかけ離れた請求がされ、トラブルへと発展してしまうことにもなるのです

ここでは、上記のようなケースを想定して、クラウドPBXを用いて、通話料における社員負担を0円にする対処法をご紹介したいと思います。

電話代への対処法:クラウドPBX

クラウドPBXとは、クラウド上にPBX(電話交換機)を設置したもののことです。従来の本社や支社等に現物を設置するPBXでは、オフィス内への設置・電話回線の工事等のための費用と時間が発生していました。加えて、電話機や回線の増減、内線の設定をする際にも、その都度業者へと依頼する必要があり、保守期間が切れると、また新たなPBXへと買い替える必要もありました。

しかしながら、このようなPBXをクラウド上に設置することで、場所をとることも無く、PBXそのものもないため価格費用が発生しません。実際に電話をする際には、クラウド上に構築されたPBXにインターネット上でアクセスするだけで利用可能です。

電話機や回線の増減、内線番号の設定等も、すべてインターネットの管理画面からアクセスして行えるため、負担も小さく、変更後、速やかに反映される点も非常に魅力的です。

クラウドPBXの特徴

通話料に関する社員負担を0円にできる方法として、テレワークを導入しようとしている企業に向けてぜひおすすめしたいのが、クラウドPBX。では、このサービスは一体どのような特徴を持っているのでしょうか?

主な特徴としては以下のものが挙げられます。

  • インターネットがあれば内線通話は無料
  • 会社用の携帯機器等の費用が発生しない
  • 外出先からも会社番号での発着信が可能
  • 在籍管理機能で効率の良い連絡体制を築ける
  • 柔軟なサービス設定
  • 工事不要の短時間導入・サービス変更と反映

それぞれに関して詳しく見ていきましょう。

インターネットがあれば内線通話は無料

従来のビジネスフォンでも、同じ建物内やオフィス内での内線電話は無料となっていますが、外出先や個人の携帯に掛ける場合には外線を使わざるを得なくなり、通話料が発生していました。しかしながら、クラウドPBXであればインターネットを介して、たとえ外出先であったとしても内線同士での無料通話を可能とします。

会社用の携帯機器等の費用が発生しない

通話料の社員負担を発生させない方法には、会社が社用携帯を貸し出すことでも対処可能ですが、会社の目線に立つと、従業員すべての社用形態を用意する必要があり、そのコストは甚大です。加えて、従業員が持つ社用形態ひとつひとつの通信料の負担もあるため、コストは更に膨らむこととなります。

しかしながら、クラウドPBXであれば従業員それぞれが個人で所有している携帯から、クラウドPBX専用の回線へとアクセスすればいいため、携帯機器を用意する費用を抑えることにつながります。

外出先からも会社番号での発着信が可能

従業員が個人で所有する携帯をビジネスフォンとして利用できるようになる、クラウドPBXですので、それらの携帯から会社番号での発着信も可能となります。プライベートな番号を知られてしまうことに抵抗感のある従業員も、このサービスを通じて気兼ねなく電話対応を行えるようになります。

在籍管理機能で効率の良い連絡体制を築ける

クラウドPBXには在籍管理機能も搭載されています。つまりは、電話先の同僚・上司などが電話に出られる状況であるか否かを電話を掛ける前に確認できるようになります。特に、テレワークの場合には、従業員ひとりひとりの居場所が違いますので、相手の状況を目視で確認することはできません。このサービスを利用すれば、従来の就業形態以上の効率の良い連絡体制が築けるといえます。

柔軟なサービス設定

ブラウザ上でサービス設定を変更できるため、従業員ひとりひとりの電話対応可能時間(業務時間外での通話防止)の設定ができることはもちろん、事業の展開に応じた従業員数の変動等に伴う、新たな回線の追加も容易に対応可能となっています。

工事不要の短時間導入・サービス変更と反映

実物のPBXを各社に設置する必要がないため、そもそもの工事費用等が発生せず、クラウドですべてが完結するため、導入も圧倒的にスムーズです。また、サービス内容を変更したい際もクラウド上での操作ひとつで実現しますし、変更内容の反映も迅速です。

まとめ

テレワーク 通信費 自腹

会社へのテレワーク導入に伴って発生する各種のコストと、それらの負担を従業員の自腹とするのか、企業負担とするのかをそれぞれに対応した対処法と併せて紹介してきましたが、いかがだったでしょうか?

冒頭で触れたように、緊急事態宣言の解除(2021年10月)によって、”強制出社”というワードまで登場しましたが、多くの人々がテレワークの良さを感じたと思いますし、コロナウイルスとの新たな付き合い方・働き方としての”テレワーク”は上手く機能していたのも事実です。

単にコロナ以前の就業形態に戻るのではなく、コロナと付き合っていく(withコロナ)・コロナ後(afterコロナ)の未来を見据え、新たな就業形態を模索する必要が今後も求められるといえます。

この記事が、新たな働き方の考えを広げる一助となれば幸いです。

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