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特集記事 2023.02.21
特集記事
2021.11.21
テレワークで社内のコミュニケーションを活性化させる方法5選
テレワークを導入した途端に従業員同士のコミュニケーションが希薄になってしまったと悩んでいませんか？
国が推奨する働き方改革と新型コロナウイルス感染拡大の影響により爆発的に普及したテレワークですが、円滑なコミュニケーションが取れなくなり、従業員同士の良好な関係を構築しにくくなってしまったと悩んでいる事業者は少なくありません。
この記事では、テレワークでも社内のコミュニケーションを活性化させられる方法を紹介していきます。合わせてコミュニケーションを促進することで得られるメリットも紹介していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
社内のコミュニケーションを促進することで得られるメリット
従業員同士で円滑にコミュニケーションを取れていなくても与えている業務を遂行できていれば問題ない…そのように考えていませんか？
それは大きな間違い。はじめに、社内のコミュニケーションを円滑に促進することで得られるメリットを紹介していきます。
定着率が上がる
従業員同士のコミュニケーションが活発だと定着率が上昇します。
企業にとって人材は何よりも欠かせない存在。働いてくれる人がいなければ、どれだけ良い商品を作り、どれだけ良いサービスを提供しようとしても実現することは不可能ですよね。
仕事に対する満足度が高くなければ貴重な人材を定着しておくことはできませんので、コミュニケーションは非常に重要になってきます。
仕事に対する満足度は「動機付け要因」と「衛生要因」の2つから導き出されるといわれています。つまり、どれだけ仕事をして給料が高くても、従業員同士の関係が希薄な場合は定着率は低いままだというわけです。
目的を共有できる
テレワークでも従業員同士のコミュニケーションを活発化させることで、それぞれが受け持っている目的を共有できます。
自分が今どんな仕事をしているのかという点もしっかりと従業員同士で共有することができれば、手助けが必要な従業員を即座に見つけることができるようになります。
目的を共有することのメリットは一体感を生み出してくれる点にあります。
テレワークで離れた場所で働いていても同一の目標に進んでいるということを享受できれば、仕事に対する意欲も減ることなく進められるでしょう。
生産性が向上する
社内のコミュニケーションを活発にすることで生産性を向上できます。
業務を円滑に進めるためには自分自身の考え方、分担、役割を明確にしなければいけません。テレワークではなく従来のオフィスにみんなが集まり仕事をしている環境では何気ない会話の中で意思疎通ができていましたが、テレワーク環境下では意識してコミュニケーションを取る時間を作れなければ皆の意志を統一できません。
従業員がそれぞれの役割を理解していれば、生産性を上げる大きな要因になります。社内全体のコミュニケーション活性化により会社を盛り上げることができるのです。
テレワークで社内のコミュニケーションを活性化させる方法を紹介
ここからは、この記事の本題であるテレワーク環境下でも可能な社内のコミュニケーションを活性化させる方法を紹介していきます。意識すればどんな企業でも実践できるものばかりなので、コミュニケーション低下に悩んでいる事業者の方は、ぜひ実現してみてください。
社内イベント
最もおすすめしたいのは従業員同士が一同に会するイベントの開催です。
一口に社内イベントといっても規模はさまざま。大掛かりなものでいえば従業員の家族も同伴しての旅行があります。短時間で行える代表的なものでいえば、飲み会、お花見、サークル活動などが挙げられます。
歓送迎会や誕生日会などを定期的に開催するのもイベントとしてはおすすめ。テレワークでは従業員同士が相まみえないことで生じるデメリットが非常に多いため、顔を合わせる機会を企業が率先して作ってあげるようにしましょう。
普段はテレワークだからこそ、従業員同士の社員旅行も盛り上がりを見せるもの。温泉などで普段からたくさん働いてくれる従業員を労う効果もあり、そこで話を深めて交流を作れるチャンスでもあります。
チャットの活用
テレワークを導入している企業では仕事のやり取りでチャットツールを活用していることも珍しくありません。しかしチャットツールは仕事だけではなく、コミュニケーションを活性化させるうえでも非常に重要なものです。
テレワークでは従業員同士が誰とも話さずに黙々と仕事をするのが一般的なので、それを回避するためのチャットツールがおすすめ。そのツールでは仕事の会話だけではなく日常会話も定期的に行えるような雰囲気にしておけば、従業員が仕事の合間でリラックスできる時間になるはずです。
また、気軽に会話ができるチャットツールがひとつあるだけで、プライベートだけではなく仕事の会話もしやすくなります。テレワークでは上司に対して気軽に相談できる環境ではありませんので、そういった意味でもプラス要素は多いといえます。
社内報
社内報とは、従業員に向けて情報を発信するための会報を指します。
現在はSNS形式、メールなどさまざまなタイプで社内報を発信するのが一般的になっていますので、誰でも気軽に思い立った時に発信できます。社内報の仕組みは企業により異なりますが、一般的には新入社員の紹介、社内イベントの日程などを記載しているのが普通です。
テレワークでみんながバラバラになって働いている環境では、勤めている会社の情報を知ることはできなくなります。疎外感を感じる社員も中にはいるかもしれませんので、定期的な社内報を送ることで繋がっているということをアピールしましょう。
Web会議
企業の中には音声参加だけで会議を行っているところもありますが、定期的に顔と顔を合わせられるWeb会議を挟むことをおすすめします。
スピードや手軽さだけを重視するのであれば電話やメールの方が良いですが、Web会議で顔を合わせることによるメリットも多くあります。企業は人間同士のコミュニケーションで成立しているものなので、テレワークで離れていてもきちんと顔を合わせて話を進めることで、仕事以外の雑談ができるチャンスも転がっています。
週に複数回この時間に開催する、または朝と晩の会議は必ずWeb会議で行うなど、テレワークでも定期的に顔と顔を合わせる会議があることをルールで決めるのもおすすめです。
1on1ミーティング
すべての従業員が平等に発言してくれるわけではありませんので、全体会議では発信できていない方へ向けて、定期的な1on1ミーティングも開催しましょう。
1on1ミーティングのメリットは、何といっても直接コミュニケーションが図れる点。ひとりとひとりで会話ができるため、他の従業員に対する不満や意見、今の働き方で困っている点などを忖度なしで聞くことができます。
おすすめなのは、評価や査定に対する面談だけにしないこと。きちんとストレスになっていることを聞きながら、時々はプライベートの話題も挟みましょう。
企業は従業員に対するケアが重要だとわかっていても後回しにしてしまうもの。そのため、1on1ミーティングは開催日時をしっかりと決めて、半ば強制的に開催してしまうことをおすすめします。
交流スペースの確保
気軽にミーティングができる、または仕事の合間に一息つけるようなスペースを企業が用意することで、従業員は自由に交流できるようになります。
テレワーク環境下では、家で仕事をしてばかりでは効率的に作業できないという方へ新しい労働スペースを提供することになります。従業員が気軽にフラっと待ち合わせができる環境が整っていれば、社内コミュニケーションの増加が期待できます。
最近では、都心にある企業が地方にサテライトオフィスを作るケースも珍しいものではなくなりました。緑が豊かで自然が綺麗な地方で働きたい方に対しては、企業はそういった対応も可能です。
アンケートの実施
定期的に従業員に対して今の働き方で満足しているかは聞かなければいけません。アンケートで聞くべきは主に以下の点です。
- 業務内容で不満を感じている点
- 社内のコミュニケーションに対しての意見
- 開催してほしい社内イベント
従業員同士の交流が深められなければ、いいアイディアやいい仕事はできません。不満に感じている点を匿名でもいいので確認した後、改善できる点は早急に直していかなければいけません。
まとめ
テレワークでも社内のコミュニケーションを活性化できる方法を紹介してきましたが参考になりましたか？
従業員同士が離れて働いている環境では、従来のオフィスで揃って働いている時のように円滑にコミュニケーションを図ることはできません。しかし、上記で紹介したような方法を使えば、従業員同士のコミュニケーションは図ることが可能です。
テレワークが悪いのではなく、テレワークを最大限に活かすための努力を怠っている企業が悪いといえます。優秀な人材を定着させるなどのさまざまなメリットを享受するためにも、しっかりとしたコミュニケーションを図る方法は考えておきましょう。
