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特集記事 2023.02.21
特集記事
2021.11.19
テレワークの社内ルールはなぜ必要？具体的な5つの事例を紹介
新型コロナウイルス感染拡大がキッカケで爆発的に流行したテレワーク。
大企業だけではなく中小企業でも導入が進んでいますが、なかには社内ルールを作らずに運用してしまっている企業も少なくありません。テレワークはライフワークバランスを実現できるなどのさまざまなメリットがありますが、しっかりと社内ルールを構築しなければ効率的な業務を遂行することはできません。
この記事では、テレワークの社内ルールを作る必要性と、具体的なルールの事例を紹介していきます。これからテレワークを導入しようと考えている方、またはテレワーク導入後に思うようなメリットを享受できずに悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
テレワークの社内ルールを作成する理由
ICTの技術を利用していつでもどこでも働けるテレワーク。
オフィスに通わずに仕事ができるため、通勤時間の短縮やプライベート時間の確保などのメリットを従業員は享受できます。一方で企業側も、通勤費コストのカットやオフィス縮小による家賃削減、優秀人材の確保などさまざまなメリットを得られます。
多くのメリットがあるテレワークですが、それらを得るためにはしっかりとした社内ルールの作成が不可欠です。はじめに、社内ルールを作成する必要性について解説していきます。
業務管理が難しくなるから
社内ルールを作成する必要がある最大の理由は、従来に比べて業務管理が困難になるからです。
今まではオフィスで従業員と気軽に触れ合うことができました。コミュニケーションが気軽に取れるだけではなく、仕事をどれ位やっているか、どのようにやっているかも目で見てチェックすることが可能でした。しかし、テレワークではそうはいきません。
従業員は離れた場所で仕事を行うため、どのような過程で仕事を遂行しているかわかりません。業務管理が難しくなるため、従業員の評価体制については再考する必要があります。
たとえば、これまでは業務の過程も評価対象にしていた企業の場合、テレワークでは過程を評価することはできなくなります。そのため、結果に重視した評価体制への一新が求められます。
テレワークに合わせた業務管理を実施しなければ、従業員の仕事を適切に評価することは不可能です。評価されなければ従業員のパフォーマンス低下へと繋がりかねませんので、改めてルールを一新して作成する必要があるのです。
就業時間が目に見えて判断できなくなるから
良くも悪くもテレワークは自由です。
これは大きなメリットでもあるのですが、デメリットにもなりかねません。労働時間は労働基準法により決められていますが、従来のオフィスで働いていれば守らせることは容易でした。しかしながら、テレワークでは目の前で仕事をしているわけではないのでそうはいきません。
時間を明確に決めておかなければ、従業員が就業時間を過ぎても仕事をしてしまうかもしれません。就業時間を過ぎた労働には残業代が発生しますが、事前に社内ルールを構築して取り組みを用意しておかなければ、それらも曖昧になってしまいます。
従業員の不安を解消するため
今回の新型コロナウイルスで始めて本格的なテレワークを導入したという企業は少なくありません。そのため、圧倒的にテレワークに対する知識と準備が不足しています。また、従業員はひとりで仕事をするケースが多いため、さまざまな不安に苛まれている可能性があります。
- オンとオフを切り替えられない
- 労働時間が長くならないか心配
- たくさん仕事しても評価されないかもしれない
- 上司へ連絡したいけど気軽にコミュニケーションが取れない
- 周りに仲間がいない状況で成果を出せるか不安
従業員の不安を解消するための手段が社内ルールの制定です。
たとえば、どれだけ働いても評価されるのかわからないという従業員の不安を解消するため、新しい評価制度をルールとして制定するのです。コミュニケーションの問題に関しても、ルールとして毎日会議をするなどの決まりを作ることで解決できます。
テレワークの社内ルールで盛り込むべき規定を紹介
ここからは、企業が制定すべきテレワークの社内ルールを紹介していきます。すでに導入している企業の方は、自社にどのルールが欠けているかをチェックしてみましょう。
勤務場所を決める
テレワーク＝在宅勤務と思っている方も少なくないかと思いますが、そうではありません。テレワークには大きく分けて3種類の勤務形態があります。
- 在宅勤務
- サテライトオフィス勤務
- モバイル勤務
在宅勤務は読んで字のごとく自宅で働くことで、サテライトオフィスは企業が用意した働ける場所。自分で自由に働く場所を決められるのがモバイル勤務です。
企業の業務形態によってはモバイル勤務が難しい業種もありますが、これも企業で明確な社内ルールとして働く場所は決めておくべきです。
最近は都心に本社を置き、自然が豊かな地方へサテライトオフィスを用意する企業が増えています。そういった取り組みも従業員のストレス解消や気分転換に最適なので検討してみてください。
労働時間の取り決め（休憩時間）
従業員はテレワークになったことで余計に労働時間が長くなることを危惧しています。長時間労働を回避するため、企業は従業員の労働時間を適切に把握しておかなければいけません。
労働時間だけではなく時間外労働、休日出勤、休憩時間も正確に把握する必要があります。労働時間の取り組みとしておすすめなのは以下の社内ルールの制定です。
- メールの送付規制やアクセス制限
- 長時間労働に関する注意喚起や伝達
管理者とのコミュニケーションが上手に図れていれば、休み、休憩、長時間労働などはすべて回避できるもの。必ず管理者を用意し、不当に働きすぎてしまう従業員が出ないようにしましょう。
業務の進捗報告
テレワークは離れた場所で働いているため、従業員の業務の進捗状況は目に見えません。
そのため、従業員がひとりではさばけない仕事を抱えていたとしても報告されなければ管理者が気付かないという状況には置かないような対策が必要です。
- 伝達
- 勤務状況の把握
- 情報の共有
上記が円滑に業務の進捗報告を実施するための必要なもの。具体例としては、定期的なオンライン会議、始業前と終業後のミーティング、メールではなく電話でやり取りするなど、社内ルールで必ず従業員同士が自分の仕事がどれだけ進んでいるかを報告できる場を設けましょう。
ITツールを活用して進捗報告をしている企業も多く見受けられますが、目と目を見て会話をするオンライン会議の方がテキストよりも話が通じやすいです。社内ルールとして「〇時は必ずオンライン会議をしよう」という取り組みを決めておくことを強く推奨します。
評価方法の基準を明確にする
テレワーク環境下では勤務態度が見えないため人事評価が困難です。
しかし、しっかりと働いている従業員に対しては適切な評価をしなければいけません。どれだけ一生懸命働いても適切な評価を得られないのであれば、従業員は高いモチベーションを維持することはできません。
そこでおすすめしたいのが、評価方法を明確にして従業員に共有するという方法です。
- 評価項目を明確にして全従業員に共有する
- テレワークに適した評価プロセスを作成する
テレワーク環境下では成果を重視した評価になりがちですが、オンライン会議などでプロセスもしっかりと評価基準に入れてましょう。そのうえで、「〇〇を達成したら給料を上げる」といったように、明確な目標を全従業員に共有することをおすすめします。
他にも、従業員ひとりひとりの能力を評価するため、個別で目標を設定するのもおすすめ。全従業員に設定した目標では到底クリアできない従業員はモチベーションを維持できませんので、テレワークに適した評価プロセスを作成するという観点から、個別の目標設定も用意しておきましょう。
コミュニケーション
遠隔でさまざまな業務を行うため、テレワーク環境下では従業員同士がコミュニケーション不足に陥るケースが多々見受けられます。
コミュニケーションが不足すると、仕事内外でのすれ違い、無駄なタイムラグ、生産性の低下などが懸念材料として挙げられます。他にも、一人暮らしの方は誰とも話さない日が続き、鬱状態のような症状になってしまうケースもあります。
オフィスで揃って仕事をしていれば仕事以外の無駄話もできますが、テレワーク環境下ではそうはいきません。コミュニケーション不足を解消するためにも、社内ルールを作成しておきましょう。
- 朝昼晩でオンライン会議をする
- メールだけではなく定期的に電話をかける
- オンライン飲み会を開催する
- 定期的にオフィスに集まる日を作る
コミュニケーション不足の解消は上司が率先して行うべきもの。仲間との信頼関係を構築するためにも、社内ルールで必ずコミュニケーション不足の問題解決方法は検討しておきましょう。
まとめ
テレワークの社内ルールを作成する理由とポイントを紹介してきましたが参考になりましたか？
従業員の不安を取り除き、オフィスにいる時と変わらない環境で仕事をしてもらうのが企業が行うべき施策です。そのためには、上記で紹介した社内ルールをしっかりと作成しましょう。
