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特集記事 2023.02.21
特集記事
2021.11.19
テレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫を3つの事例で紹介
テレワークを導入してコミュニケーションが不足していると感じていますか？
通勤時間がなくなることで自分の時間が増え、いつでもどこでも仕事ができる環境を作れるテレワークですが、対面で仕事ができなくなることでさまざまな弊害があります。その最たるものが、コミュニケーション不足による業務へ支障をきたしてしまうというもの。
この記事では、テレワークを導入するうえで最大の障壁となるコミュニケーション不足を解消するための工夫を紹介していきます。これから導入を考えている方、またはすでに導入していてコミュニケーション不足を問題だと感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。
テレワークでコミュニケーションが不足する理由
HR総研が2021年1月に実施した調査によると、7割の人がコミュニケーションが不足することで業務に支障をきたしていると回答。また、自社の社内コミュニケーションに課題があると7割の人が回答しています。
新型コロナウイルス感染拡大をキッカケにニューノーマルな働き方へと移行している現代社会。なぜテレワーク環境下ではコミュニケーションが不足してしまうのでしょうか？
タイムラグが発生してしまう
テレワーク環境下でのコミュニケーションツールといえばチャットやメールがメインですが、これらは必ずタイムリーに返信できるわけではありません。
離席のタイミング、休憩中、見落としなど、さまざまな要因で返信にタイムラグが発生します。
タイムラグが発生してしまうと、効果的なコミュニケーションが取れていないことになります。たとえば、緊急ですぐに確認したいことや相談したいことでも、すぐに返信がなければ効果的な答えを得られない場合もありますよね。
毎回タイムラグが発生する状態が続けば、自分から積極的にコミュニケーションを取ろうという気持ちは薄れていきます。その結果、必要最低限のコミュニケーションだけ取ればいいという気持ちになっても不思議ではありません。
会話が業務報告や相談のみになる
テレワーク環境下では従業員がそれぞれ別の場所で働いているため、基本的にはメールやチャットでの会話は業務報告や相談のみになります。
みんなでオフィスで集まって仕事をしていた時を想像してみるとわかりやすいのですが、仕事中の会話は業務報告と相談のみではありませんよね。何気ない日常会話を必ずしているはずです。
しかし、テレワーク環境下ではそうはいきません。社内ツールを使って個人間で仕事以外のやり取りをすることはできませんので、その結果、従業員同士のコミュニケーションが不足するのです。
テレワークのコミュニケーション不足で生じる問題
テレワークでは従業員同士が顔と顔を合わせて仕事をしているわけではありませんので、コミュニケーションを取るためにはツールを使う必要があります。
ツールは便利にやり取りできる一方で、オフィスで顔を合わせている時のようなコミュニケーションは取れません。その結果、以下のような問題が生じる可能性があります。
信頼関係の構築が困難になる
長く共に働いている従業員であればすでに信頼関係は構築されているかもしれませんが、新入社員や新しく異動してきた社員はその限りではありません。はじめからテレワークで仕事をしていれば、信頼関係を構築することは難しいです。
前述したようにテレワーク環境下では仕事以外の会話をするのは難しいです。そのため、人となりを理解することができません。
従業員同士の信頼関係が構築されていなければ業務効率を向上させることもできないため、テレワークを導入する際はこの点は企業で社内ルールを構築して改善する必要があります。
業務ストレスが増加する
従業員同士のコミュニケーション不足は社内の生産性を低下させる要因になります。
常にひとりで仕事をしていてツールを使ってコミュニケーションを取っていると、認識のズレや齟齬が生じてトラブルになるケースが少なくありません。きちんと顔を合わせて話せば伝わるような内容でも、ツールを使ったテキストでは伝わらないことが多くあります。
小さなトラブルでも実務以外に必要な時間を取ることになりますので、テレワーク環境下ではこういった事態を防ぐための管理体制を敷く必要があります。
また、やり取りの齟齬だけではなく常にひとりで仕事をしているというのも従業員の業務ストレスになっているケースがあります。従業員同士の何気ない日常会話はそれだけでストレスを解消する要因になっているものなので、企業側はメンタルケアも重視しなければいけません。
評価制度に対する不満
オフィスに出社していれば勤務態度をチェックすることができましたが、テレワークではそうはいきません。そのため、評価対象を成果物のみに頼りがちになります。
従業員からすれば成果の過程も評価してほしいと考えるのは当然です。成果を出すまでには膨大な時間がかかるため、評価対象にすべきだという意見は間違いではありません。しかし、企業側からすればテレワーク環境下ではその過程が目に見えないため、評価対象にはしにくいのです。
こういった評価制度に対する不満もテレワークでは噴出するケースが多くあります。企業が評価制度を社内ルールとしてしっかりと構築する必要があるといえるでしょう。
テレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫
ここからは、テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法を紹介していきます。
ツールの導入
テレワークのコミュニケーション不足を解消するためにはツール導入は不可欠。有料ではなく無料でも気軽にコミュニケーションが取れるツールは多くありますので、それらを必ず導入しましょう。
従業員間のやり取りでもメールや電話がメインになっている企業もありますが、ビジネスマナーを気にする必要があるため気軽にやり取りできるものではありません。たとえば電話も、部下から上司へ気軽にかけることはできませんよね。
しかし、チャットなどを企業のコミュニケーションツールとして導入していれば、相手が離席しているかどうかを気にせずに気軽にやり取りができるようになります。
社内共有のルールとして、コミュニケーションツールを必ず導入しておきましょう。
会話のハードルを下げる取り組みを実施
テレワークのコミュニケーション不足の大きな要因となっているのは会話不足なので、従業員同士で会話ができるハードルを下げる取り組みを実施してみましょう。
オフィスに勤務している時であれば、周りの同僚と気軽に会話ができました。しかし、テレワーク環境下では同僚と気軽に会話するのが困難です。しかし、チャットや会議システムを使えばテレワーク環境下でも会話をすることは可能です。
些細なことでも報告、相談、会話ができる環境は上司が積極的に作り出す必要があります。社内で共有しているツールで上司が仕事の話しかしなければ、部下は日常会話ができません。
チャットツールだけではなく、顔を見て話せるWeb会議システムを使って日常会話をする時間を作りだすことも可能。たとえば、朝と夜の会議前後に必ず近況報告をする時間を作るなどして、従業員同士の交流の場を設けるようにする取り組みを実施することをおすすめします。
定期的に顔を合わせるルール作り
テレワーク環境下では従業員同士の信頼関係を構築するのは難しいです。離れた場所で働いていても同じ会社で働いている仲間なわけですから、定期的に顔を合わせる機会は積極的に作ることをおすすめします。これも、管理者が率先して行わなければいけません。
仕事中の会話が業務に関することだけに終始してしまうテレワーク環境下では、一緒に働いている人の人となりを見ることはできません。しかし、定期的に顔を合わせる機会があれば、仲良く信頼関係を構築することは可能です。
たとえば、月に1回はオンラインの飲み会を開くとか、月に1回は事務所に集まってみんなで全体会議をするなどして、顔を合わせる機会を必ず設けるようにしてください。
テレワークは確かに自由でいつどこでも働ける素晴らしいものですが、人間はずっとひとりで働いていると鬱鬱として気持ちが溜まっていくもの。発散できる場を企業が設けるというのも重要な役割になります。
まとめ
テレワーク環境下でコミュニケーションが不足する理由、生じる問題、解決方法を紹介してきましたが参考になりましたか？
ライフワークバランスの実現や自由な働き方を実現できるテレワークですが、従業員のメンタルケアは企業側が必ず行わなければいけない点です。出社していれば顔と顔を合わせて直接その人の状態をチェックすることが可能ですが、テレワーク環境下ではそうはいきません。
仕事で悩んでいること、困っていること、解決してほしいことはないかを確認するためには、日頃から常にコミュニケーションを取っている必要があります。
テレワークを円滑に進めるためにも、企業側は従業員とのコミュニケーションの取り方についても検討してみてください。
